Intelligentes Sparen

Über drei Jahre lang zahlte ein Filialist für die Reinigung von Flächen, obwohl diese längst an einen Backshop-Betreiber untervermietet worden waren. Schaden: Rund 60.000 Euro. Man hatte schlicht versäumt, den Vertrag mit dem beauftragten Reinigungsunternehmen anzupassen. Bei zwei Millionen € Reinigungskosten, die für 70 Outlets in etwa pro Jahr aufgewendet werden, könnte eine solche Panne unter normalen Umständen unter "Peanuts" verbucht werden. Doch die Zeiten erfordern eine detailliertere Betrachtungsweise. Die aufgeschreckte Firmenleitung ließ die Gebäudereinigung einmal genau unter die Lupe nehmen. Am Ende kam es zu einer Neuausschreibung. Deren Ergebnis: eine weitere Kostenersparnis von 21 Prozent. "Bei der Analyse von Betriebsabläufen stoßen wir immer wieder auf Positionen, die bei der Budgetierung entweder vergessen oder in ihren Auswirkungen völlig unterschätzt wurden", so Michael Lütge, Geschäftsführer der Costconsult GmbH, Hamburg, eines auf Gemeinkostenoptimierung spezialisierten Beratungsunternehmens. Das blinde Verlassen auf angestammte Lieferanten und die stillschweigende Verlängerung von Verträgen verhindere die notwenige Transparenz. Der Profi arbeitet dagegen mit einem so genannten "Raumbuch". Statt des häufig verwendeten Aktenordners mit abgeheftetem Grundriss handelt es sich um ein IT-Werkzeug, basierend auf einer Excel-Tabelle, das mit geringem Aufwand die Flächenentwicklung dokumentiert und ie einzelnen Kostenposten erfasst. Auch die Telekommunikation führt vielerorts ein teilweise aufwändiges Schattendasein. Die Mobilfunkrechnungen für 200 Handys, die ein Filialist seinen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt hatte, beliefen sich auf rund 230.000 Euro pro Jahr. Eine sinnvolle und detaillierte Anpassung an das Nutzerverhalten und das Aushandeln eines individuellen Tarifs sparte rund 30 Prozent. Teuer zu stehen kam dem selben Unternehmen auch, dass zehn Außendienstler ihre Privat-Pkw's benutzten. Die Kilometerkosten addierten sich auf rund 150.000 € pro Jahr. Hinzu kam ein erheblicher Verwaltungsaufwand für die Abrechnungen. Die Gegenkalkulation: Beim Einsatz von geleasten Firmen-Pkw inklusive Fahrzeugmanagement wären nur Kosten von rund 102.000 € entstanden. Einen weiteren Kostenblock bildet das Büro- und Organisationsmaterial. Nicht selten wird es von Filialen bei örtlichen Händlern bestellt. Aber auch bei einem zentralen Einkauf erschweren das riesige Angebot und große Preisspannen bei Einzelartikeln einen Leistungsvergleich von…