Katalog per Knopfdruck

Wer kennt das nicht: Der Jahreskatalog muss dringend überarbeitet werden, damit ihn die Werbeagentur pünktlich produzieren kann und die Vertriebsleitung will den Umsatz mit einem ansprechenden Werbeprospekt in Schwung bringen. Aber die Artikeldaten in den Arbeitsvorlagen sind zum Großteil überholt. Jetzt kommen Tipp-Ex, Schere und Klebstoff zum Einsatz, um die veralteten Abbildungen, Texte und Preise zu aktualisieren. Und das in einer Zeit, in der elektronische Datenverarbeitung längst zum Standard gehört. Die Unternehmen halten ihre Artikelinformationen elektronisch in Datenbanken vor. Wenn ein Katalog entsteht, durchforsten jedoch nach wie vor viele Augen diese Artikeldaten, um per Hand Altes herauszustreichen und Neues einzufügen. Dabei erlauben moderne Computerprogramme eine komfortable Datenpflege bei geringem Aufwand.
„Wir arbeiten seit gut einem Jahr mit einem „Multimedia-Catalog-System“ (MCS), aus dem wir den Internet-Auftritt EK Online, den CD-Katalog EKnet und komplette Hochglanzkataloge machen“, erklärt Wolf-Dieter Haubrock, Projektleiter bei der EK Easy-Systems, IT-Tochter der EK Großeinkauf eG in Bielefeld. EK Großeinkauf verwaltet auch das Angebotswesen für Lagerware elektronisch mit diesem MCS. „MCS hat bei uns eine Kombination von Programmen abgelöst. Früher war es schwierig, denn man brauchte für einige dieser Programme spezielle Kenntnisse und es gab nur eine einzige Person, die wirklich alle Programme kannte“, erklärt Haubrock. „Mit dem MCS ist es viel einfacher. Rund 20 Mitarbeiter haben Zugriff und nutzen das System für ihre Aufgaben.“ Bemerkenswert findet Haubrock die gute Akzeptanz. „Die Kollegen sind zufrieden und arbeiten gerne mit MCS, obwohl Anwender sonst häufig das Altbekannte bevorzugen.“
Einer der wesentlichsten Vorzüge von MCS ist die Funktion als zentrales Bindeglied nach außen und innen, denn das System verwaltet bzw. organisiert individuell Daten sowie Informationen zu Artikeln und Produkten. MCS kann man sich als Behälter voller Produktinformationen mit mehreren Ausgängen vorstellen. Jeder Ausgang gibt die gewünschte Zusammenstellung der Daten in einem bestimmten Dateiformat weiter (MS Access, MS Excel, PDF, Quark), so dass die Abnehmer sie ohne Probleme und Zeitverlust weiter verarbeiten können. Auf diese Weise läuft die Kommunikation mit anderen Unternehmen effektiver ab, seien es Druckerei, Litho-Anstalt oder Abnehmer im eigenen Hause.
Komplexe Tätigkeit: Ein Katalog wird erstellt.
Der zweite Hauptvorteil von MCS ist…